Procedury
Kasy fiskalne: samodzielne urządzenia, są zaprogramowane listą wszystkich towarów, które znajdują się w sklepie. Kasa pamięta co najmniej kod towaru (często jest to kod kreskowy), nazwę, cenę i stawkę PTU każdego towaru. Po wprowadzeniu z klawiatury kodu towaru, lub po zeskanowaniu kodu kreskowego z towaru, kasa znajduje go w swojej bazie, drukuje na paragonie i rejestruje w licznikach fakt sprzedaży tego towaru. Liczniki te mogą być później odczytywane przez operatora bezpośrednio na kasie lub zdalnie – przez program magazynowy zarządzający pracą sklepu, w celu obliczenia aktualnego stanu towarów na magazynie.
Drukarki fiskalne: w odróżnieniu od kasy fiskalnej, drukarka fiskalna nie może pracować samodzielnie (bez podłączenia do komputera) i jej zadanie polega jedynie na rejestracji oraz wydruku paragonów. Wchodzi w skład komputerowych systemów sprzedaży (np. kas POS). Do rejestracji paragonu na drukarce fiskalnej można użyć dowolnego programu komputerowego potrafiącego sterować drukarką przy pomocy złącza RS-232 lub USB.
Obecnie produkowane kasy nie są urządzeniami mechanicznymi lecz nowoczesnymi, zaawansowanymi technologicznie komputerami, które cechuje bezawaryjność i trwałość.
Dodatkowo oferują użytkownikom:
szybkie i ciche mechanizmy drukujące, czytelne wyświetlacze alfanumeryczne, podłączenie urzadzeń zewnętrznych: komputer, czytnik, waga, terminal płatniczy, szuflada kasowa, złącza USB, LAN i bluetooth do bezprzewodowej komunikacji oraz nowoczesny wygląd.
Fiskalizacja kasy:
Zaraz po zakupie kasy, pracuje ona w trybie szkoleniowym. Oznacza to, że można na niej dokonywać próbnych sprzedaży, bawić się, szkolić personel. Moduł fiskalny nie jest aktywowany, a wykonane Raporty Dobowe nie są w nim zapisywane. Od nabitych transakcji nie ma konieczności odprowadzania podatku. Fiskalizacja polega na aktywowaniu modułu fiskalnego – wprowadzeniu do niego na stałe numeru NIP podatnika. Od tego momentu wszystkie transakcje zarejestrowane na kasie podlegają opodatkowaniu, a raporty dobowe są zapisywane w module fiskalnym. Kasa pracuje w tzw. "trybie fiskalnym".
Pojęcia fiskalne:
Kasa rejestrująca: Urządzenie służące do ewidencji obrotu i kwot podatku należnego.
Program pracy kasy: Jest to program pracy kasy (modułu fiskalnego) dopuszczony przez Ministra Finansów do stosowania, zapewniający prawidłowy i trwały jednokrotny zapis wielkości obrotu i kwot podatku w pamięci fiskalnej kasy oraz wydruk oryginału i kopii paragonów i raportów fiskalnych a także wydruków niefiskalnych (nie zawierających transakcji sprzedaży) dopuszczonych do druku przez program pracy kasy.
Program aplikacyjny kasy: Jest to program współpracujący z modułem fiskalnym, odpowiedzialny za prawidłowe zaprogramowanie funkcji oraz zabezpieczający przed wprowadzeniem do kas funkcji, rozwiązań technicznych i programowych nie dopuszczonych programem pracy kasy.
Moduł fiskalny kasy: Jest to urządzenie rejestrujące obrót i wyliczające kwoty podatku należnego, a także sterujące w jednoznaczny sposób wydrukiem wszystkich dokumentów drukowanych przez kasę oraz wyświetlaczem kasy.
Pamięć fiskalna kasy: Jest to urządzenie umieszczone w twardej nieprzezroczystej masie, umożliwiające trwały jednokrotny zapis danych dopuszczonych programem pracy kasy, bez możliwości ich likwidacji oraz wielokrotny odczyt tych danych, które są nieusuwalne bez zniszczenia samego urządzenia.
Drukarka kasy: Jest to urządzenie drukujące wszystkie dokumenty dopuszczone programem pracy kasy do druku przez daną kasę.
Fiskalizacja kasy: Jest to moment dokonania jednokrotnej i niepowtarzalnej czynności inicjującej pracę modułu fiskalnego kasy z pamięcią fiskalną kasy zakończony wydrukiem dobowego raportu fiskalnego.
Numer unikatowy kasy: Jest to indywidualny i niepowtarzalny numer nadawany pamięci fiskalnej kasy przez Ministra Finansów, identyfikujący każdą kasę, który nie może być przypisany innym urządzeniom.
Paragon fiskalny: Jest to wydrukowany dla nabywcy przez kasę rejestrującą w momencie sprzedaży dokument fiskalny z dokonanej czynności.
Raport fiskalny (dobowy i okresowy): Jest to dokument fiskalny zawierający dane sumaryczne o obrocie i kwotach podatku za daną dobę lub za wybrany okres, w ujęciu według poszczególnych stawek podatkowych oraz sprzedaży zwolnionej z podatku.
Wydruk niefiskalny: Jest to każdy nie zawierający transakcji sprzedaży dokument wydrukowany przez kasę przed jej fiskalizacją oraz każdy inny dokument dopuszczony programem pracy kasy do druku, poza paragonem fiskalnym i raportami fiskalnymi.
Producent kas rejestrujących: Jest to osoba prawna, jednostka organizacyjna nie mająca osobowości prawnej oraz osoba fizyczna mająca siedzibę lub miejsce zamieszkania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, która w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej wytworzyła i wprowadza do obrotu kasy rejestrujące.
Importer kas rejestrujących: Jest to osoba prawna, jednostka organizacyjna nie mająca osobowości prawnej oraz osoba fizyczna mająca siedzibę lub miejsce zamieszkania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, która w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej wprowadza do obrotu importowane kasy rejestrujące.
Serwis kas rejestrujących: Są to czynności obejmujące fiskalizację kas, ich naprawy i konserwacje oraz przeglądy prowadzone zgodnie z wymogami rozporządzenia Ministra Finansów.